Nhắc tiền phòng là việc chủ trọ nào cũng ngại: nhắc nhẹ thì người ta quên tiếp, nhắc mạnh thì mất lòng, mà người thuê tốt thì khó kiếm hơn tiền trễ vài ngày. Bài này gom lại lúc nào nên nhắn, nhắn giọng nào, và 10 mẫu tin Zalo soạn sẵn. Anh chị bấm «Chép mẫu», dán vào Zalo, thay các chỗ trong ngoặc vuông là gửi được.
1. Khi nào nhắn, nhắn gì
Đừng đợi đến lúc quá hạn mới lên tiếng. Phần lớn người thuê trễ tiền vì quên hoặc đang chờ lương, không phải vì cố tình. Một tin nhắn báo số tiền trước hạn đã tránh được nhiều lần phải đòi.
| Lúc nào | Mục đích | Giọng | Mẫu |
|---|---|---|---|
| Chốt số điện nước (vài ngày trước hạn) | Gửi chi tiết để người thuê kiểm tra | Thông báo | 1, 2 |
| Đúng ngày đến hạn | Nhắc và gửi cách chuyển | Nhẹ, thân thiện | 3, 4 |
| Trễ 3 ngày | Hỏi thăm, hỏi ngày chắc chắn đóng | Lịch sự, không trách | 5, 6 |
| Trễ từ 7 ngày | Chốt ngày đóng, nhắc điều khoản hợp đồng | Rõ ràng, nghiêm túc | 7, 8 |
| Khi người thuê xin dời hoặc đã đóng | Thỏa thuận cụ thể, xác nhận | Cảm ơn | 9, 10 |
2. Giọng văn: nhắc việc, không nhắc người
- Nói về khoản tiền, không nói về con người. «Tiền phòng tháng 11 chưa nhận được» ổn hơn «anh lại trễ nữa rồi».
- Xưng hô nhất quán như lúc ký hợp đồng. Đổi giọng đột ngột trong lúc nhắc làm người thuê thấy bị đối xử khác.
- Mỗi tin một việc, kèm số tiền và hạn cụ thể. Tin mơ hồ kiểu «nhớ đóng tiền nhé» dễ bị bỏ qua.
- Cho họ một lối ra: hỏi ngày đóng được, hoặc nếu khó khăn thì báo trước. Người thuê thường chịu nói thật khi không bị chê.
- Nhắn riêng từng người, không nhắn trong nhóm chung của cả dãy trọ.
- Giờ nhắn hợp lý: khoảng 8 giờ sáng đến 8 giờ tối, tránh nửa đêm và sáng sớm.
3. Mười mẫu tin nhắn Zalo
Các chỗ trong ngoặc vuông là phần anh chị thay: [tên], [phòng], [tháng], [số tiền], [hạn], [số tài khoản]. Anh chị sửa lời cho giống cách mình hay nói, miễn giữ đủ số tiền và hạn.
Mẫu 1. Báo tiền tháng, kèm chi tiết (vài ngày trước hạn)
Mẫu 2. Nhắc trước hạn 2–3 ngày
Mẫu 3. Đúng ngày đến hạn
Mẫu 4. Kèm số tài khoản hoặc mã QR
Mẫu 5. Trễ 3 ngày, hỏi thăm
Mẫu 6. Trễ 3 ngày, ngắn gọn cho người hay trễ
Mẫu 7. Trễ từ 7 ngày, chốt ngày đóng
Mẫu 8. Trễ từ 7 ngày, nhắc hợp đồng và hẹn gặp
Mẫu 9. Trả lời khi người thuê xin dời hoặc chia hai đợt
Mẫu 10. Xác nhận đã nhận tiền
4. Gửi kèm chi tiết và mã QR
Hai thứ làm giảm hẳn số lần phải nhắc:
- Bảng chi tiết từng dòng. Ghi riêng tiền phòng, điện (số cũ, số mới, số dùng), nước, phí khác. Người thuê tự cộng lại được thì ít thắc mắc, nên đóng nhanh hơn. Cách tính điện nước đúng quy định có trong bài Cách tính tiền điện nước phòng trọ đúng quy định 2026.
- Mã QR chuyển khoản đúng số tiền. Người thuê mở app ngân hàng, quét là xong, không phải gõ số tài khoản, không sợ gõ nhầm số tiền. Phần lớn app ngân hàng cho tạo mã QR theo số tiền và nội dung, anh chị nhờ ngân hàng của mình chỉ cách.
- Cố định nội dung chuyển khoản theo dạng «phòng + tháng» để đối chiếu cuối tháng cho nhanh.
5. Những điều không nên viết
- Đe dọa: «không đóng tôi cắt điện, khóa cửa, đem đồ ra ngoài». Những việc này dễ thành tranh chấp, thậm chí vi phạm quy định, và làm người thuê hoảng rồi bỏ đi luôn. Điều khoản xử lý khi trễ tiền nên ghi rõ trong hợp đồng ngay từ đầu; trường hợp căng thẳng, anh chị hỏi luật sư hoặc chính quyền địa phương trước khi làm.
- Đăng tên, ảnh, số nợ của người thuê lên nhóm chung hoặc mạng xã hội. Theo báo VnExpress dẫn ý kiến luật sư, việc công khai hình ảnh, thông tin đời tư của người khác khi họ không đồng ý có thể vi phạm quy định về bảo vệ hình ảnh, đời tư, danh dự, và người đăng có thể phải bồi thường hoặc bị xử phạt. Anh chị đừng làm, dù người thuê có lỗi. Chúng tôi không phải luật sư, trường hợp cụ thể anh chị hỏi người có chuyên môn.
- Nhắn dồn dập nhiều tin trong ngày, hoặc nhắn qua người thân, đồng nghiệp của người thuê.
- Lời lẽ xúc phạm hay nói chuyện trong tin nhắn bằng giọng mỉa mai. Tin nhắn có thể được chụp lại và dùng làm bằng chứng cho cả hai phía.
6. Hỏi đáp
Nên nhắc tiền phòng trước hạn mấy ngày?
Khoảng 2 đến 3 ngày trước hạn là hợp lý: đủ để người thuê chuẩn bị tiền, chưa đến mức bị cho là làm phiền. Nếu gửi chi tiết điện nước thì gửi sớm hơn vài ngày để họ kiểm tra.
Người thuê trễ tiền nhiều lần thì nhắn thế nào?
Nhắn riêng, nói rõ số tiền và hạn, hỏi ngày đóng chắc chắn, rồi ghi lại thỏa thuận bằng tin nhắn. Trễ lặp lại thì hẹn gặp để bàn, và nhắc điều khoản trong hợp đồng. Tránh đe dọa hay nói xấu trước người khác.
Có được đăng tên người thuê nợ tiền lên nhóm chung không?
Không nên. Công khai hình ảnh, thông tin của người khác khi họ không đồng ý có thể vi phạm quy định bảo vệ đời tư, danh dự, và người đăng có thể phải bồi thường hoặc bị xử phạt. Trường hợp cụ thể anh chị hỏi luật sư.
Có cách nào gửi nhắc tiền kèm số tiền từng phòng cho nhanh không?
Có. Sổ Phòng Trọ tự soạn tin nhắc tiền kèm số tiền từng phòng và phiếu thu có mã QR để gửi Zalo, thuê 99.000đ một tháng. Anh chị bấm thử bản mẫu miễn phí trước.
Sổ Phòng Trọ tự soạn tin nhắc tiền
Cuối tháng anh chị chỉ ghi số điện, số nước. Sổ tự soạn tin nhắc tiền kèm số tiền từng phòng, ra phiếu thu có mã QR để gửi Zalo, và cho biết phòng nào chưa đóng. Thuê 99.000đ một tháng, dùng thử 14 ngày miễn phí. Anh chị bấm thử bản mẫu trước, thấy hợp hãy dùng.
7. Nguồn tham khảo
Các mẫu tin là cách làm thông thường, không phải văn bản pháp luật. Riêng phần cảnh báo về đăng thông tin người nợ, chúng tôi dựa vào bài dưới đây và chưa xác nhận nguyên văn điều luật; đây không phải tư vấn pháp lý.
- Báo VnExpress, 16/9/2022: Những điều cấm khi đăng thông tin đòi nợ lên mạng xã hội (ý kiến luật sư về quyền hình ảnh và đời tư). Xem nguồn